TRANSFERT EN COMPTABILITE

Le transfert en comptabilité permet de générer et transférer vos écritures comptables de ventes et de règlements vers ITOOL Comptabilité ou vers un fichier à plat dans un format compatible avec les principaux éditeurs de logiciels de comptabilité (EBP, SAGE, CEGID, CCMX , CADOR DORAC…) via l'utilitaire Communication Expert.

Vous pouvez utiliser ITOOL Gestion Commerciale selon deux types de souscription :

• ITOOL Gestion Commerciale START : Vous utilisez uniquement la Gestion Commerciale ITOOL, vous n'êtes pas lié à ITOOL Comptabilité
  

• ITOOL Duo START : Vous utilisez les deux applications Gestion Commerciale et Comptabilité ITOOL,votre Gestion Commerciale est liée à votre Comptabilité.
  

Selon ces deux modes, le fonctionnement du plan comptable lié à votre dossier sera différent :

1. Vous utilisez ITOOL Gestion Commerciale START :

Tous les champs relatifs aux paramètres comptables sont ouverts en saisie libre pour l’utilisateur ou en sélection dans la liste déroulante des comptes du plan comptable du dossier modèle aux formats suivants : 6 positions sur les comptes et 8 positions pour les sous-comptes.

Que ce soient les numéros de comptes comptables et sous-comptes comptables (limités à 8 caractères alphanumériques) présents dans les familles de clients, les clients, les familles de produits et les produits, les abrégés de journaux dans le menu Paramètres/Préférences/Générales ou dans l’utilitaire d’import de fichiers clients ou produits et les modes de règlement.

Tous les comptes et sous-comptes saisis par l’utilisateur sont ajoutés dans le plan comptable du dossier avec un libellé saisi par l'utilisateur.

2. Vous utilisez ITOOL Duo START :

Tous les champs relatifs aux paramètres comptables sont fermés en saisie pour l’utilisateur. La comptabilité est l’application maitre et seuls remontent en sélection dans les combos-box, les comptes existants et actifs de l’exercice ouvert présents dans le plan comptable du dossier côté comptabilité.

Que ce soient les numéros de comptes comptables (format limité 6 caractères) ou les sous-comptes comptables (format limité à 8 caractères alphanumériques) présents dans les familles de clients, les clients, les familles de produits et les produits, les abrégés de journaux dans le menu Paramètres/Préférences/Générales, les comptes de TVA, les comptes liés aux modes de règlements ou dans l’utilitaire d’import de fichiers clients ou produits.

Seuls sont autorisés en saisie ou en import dans un fichier, les sous-comptes Clients.

Etape 1 : Définition des paramètres généraux pilotant le transfert des écritures comptables :
Menu Paramètres/Préférences/Générales


La première section de la page, appelée “Transfert en comptabilité”, définit les références nécessaires afin de paramétrer les comptes comptables pour le transfert.

Les écritures relatives à vos ventes et vos règlements seront ventilées avec ces comptes, vous devez donc faire ce paramétrage avant de lancer votre premier transfert.





Vous ne pouvez pas choisir n'importe quel compte du plan comptable pour paramétrer le transfert en comptabilité.
Nous avons filtré les comptes susceptibles d'être choisis pour les différentes catégories proposées.
Concernant le journal de vente et de règlement, ceux qui sont de type “Vente” et “Trésorerie” seront proposés.
En Gestion Commerciale seule vous aurez la possibilité d'en créer directement avec , comme sur l'exemple.

Par exemple pour le compte des escomptes, vous n'avez le choix qu'entre le compte 665000 et le 765000.

Le paramétrage des comptes comptables sur vos tiers et vos produits est également une condition préalable au transfert des écritures.

Etape 2 : Définition des comptes et sous-comptes sur les fiches clients et produits : Menu Tiers & Produits/Clients et Menu Tiers & Produits/Produits

Avant de transférer vos écritures, vous devez définir pour vos tiers et vos produits les comptes et sous-comptes comptables à utiliser.

Rendez-vous sur l'onglet “Comptabilité” de vos fiches clients. Par défaut, tous les clients d'une famille ont un compte et un sous-compte hérité de cette famille de rattachement.

Le plus simple est de paramétrer le compte sur la famille, pour que chaque nouveau client appartenant à cette famille hérite du compte de sa famille de rattachement.

Si vous voulez que le transfert des écritures concernant votre client s'effectue dans un sous-compte spécifique à ce client, il vous faut le créer ici. Tapez la désignation du sous-compte (ex : LUCA ; FQ01) puis Tabulation pour créer le sous-compte.

Seuls certains types de documents sont transférables en comptabilité : sont transférables les factures validées, ainsi que les avoirs validés. Pour pouvoir être transférés, ces documents doivent avoir leurs échéances soldées et pointées. Si des acomptes leur sont rattachés, ces acomptes doivent être pointés eux aussi.

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