Bienvenue sur ITOOL Devis&Factures (MINI)

C'est une version simplifiée et gratuite de la Gestion Commerciale ITOOL dont voici les principales spécificités fonctionnelles.

• Tiers&Produits : pour gérer une base clients et un catalogue produits
  
• Ventes : pour établir vos devis, factures (*) et avoirs
  
• Paramètres : pour piloter les paramètres essentiels de votre dossier
  

Afin de faire gagner du temps et des manipulations, l'éditeur de document propose un déroulé simple en deux étapes :

• Etape 1 : Compléter : Vous renseignez les champs pour rédiger votre document
  
• Etape 2 : Visualiser & Envoyer : Vous visualiser le document PDF pour l'enregistrer, l'imprimer ou l'envoyer par courriel à son destinataire
  

Prenons l'exemple de la création d'un devis :

1. Aller dans le Menu VENTES/Devis, la page affichant la liste de vos devis se charge à l'écran
   
2. Cliquez sur le bouton
   
3. L'éditeur s'ouvre sur l'étape 1 'Compléter' :
   

Le fil d'ariane est actif sur l'étape 'Compléter' (fond orange)
Celui-ci est cliquable : A tout moment vous pouvez passer à l'étape 2 en cliquant sur 'Visualiser & Envoyer'.
3 champs sont obligatoires pour passer à l'étape 2 : Le client, la date et au moins une ligne non vide dans le corps du document.

'CLIENT' (obligatoire)
Cliquez sur l'icône pour ajouter un nouveau client ou recherchez dans la liste déroulante, les clients déjà enregistrés dans votre base clients (Menu Tiers&Produits/Clients).

Bouton .
En cliquant sur ce bouton, sans être passé à l'étape 2, votre document n'est pas sauvegardé !
Vous quittez donc l'éditeur sans enregistrer votre document en cours.

Date du document (obligatoire)
Par défaut, le champ est pré-rempli de la date du jour (date système).
Vous pouvez cliquer sur le calendrier et choisir en cliquant sur une date ou bien encore la saisir manuellement.

Objet du document
Indiquez, si besoin, l'objet de votre document.

Adresse de facturation
Vous pouvez saisir une adresse manuellement et à l'aide de la coche, la sauvegarder sur la fiche du client pour la rappeler lors du prochain document.
Si une adresse a été renseignée et définie par défaut dans la fiche client (Menu Tiers&Produits/Clients), elle s'affichera au moment où vous choisirez le client dans la liste déroulante.
Une liste déroulante permet de visualiser et sélectionner l'ensemble des adresses de facturation enregistrées sur la fiche du client.

Corps du document (obligatoire)
Vous devez saisir au moins une ligne pour pouvoir passer à l'étape 2 et visualiser le PDF de votre document.

Sur une ligne de corps, vous pouvez :

• Saisir simplement le champ 'Désignation' pour afficher une ligne de titre ou un commentaire.
  
• Rechercher un produit enregistré dans le catalogue produit (Menu Tiers&Produits/Produits) en saisissant dans le champ 'Code' des caractères contenus dans le 'Code', la désignation ou la désignation complète du produit.
  

• Insérer une ligne vierge pour générer un saut de ligne
  

Icônes d'action disponibles sur les lignes de corps :

• Cliquer sur : permet de visualiser dans une fenêtre la fiche produit
• Cliquer sur : permet d'insérer un sous-total en dessous de la ligne de produit
• Cliquer sur : permet de supprimer une ligne

Calcul automatique des lignes de corps :

• Les champs obligatoires pour totaliser une ligne de corps sont : 'PU HT' / 'Quantité' et '%TVA'.
  
• Le champ 'Code' n'est pas obligatoire pour valoriser une ligne de corps.
  
• Si vous appelez un produit existant dans le catalogue, les informations de la fiche produit seront automatiquement remontée.
  

Zone de totalisation du document
Les montants sont calculés en fonction de ce qui est renseigné dans les lignes de corps juste au-dessus.

Echéances de règlement
Définissez l'échéancier de règlement de votre document.
En fonction d'une condition de règlement existante ou bien personnalisée (dans ce cas vous choisissez le mode de règlement et la date d'échéance).
Dans les deux cas, vous pouvez choisir le montant de l'échéance. Vous pouvez donc définir plusieurs échéances pour un même document.

Mentions de pied
Choisissez une ou plusieurs mentions de pied dans la liste déroulante que vous souhaitez faire figurer sur le document.
Vous pouvez créer vos mentions de pied dans le menu Paramètres\Modèles\Mentions de pied.

Boutons 'Réinitialiser' et 'Enregistrer'

• Bouton
  

Cliquez pour vider l'ensemble des champs et réinitialise l'éditeur.
En modification, ce bouton permet de recharger la dernière version enregistrée du document.

• Bouton
  

Cliquez pour enregistrer le document et revenir sur la liste des documents en cours.

1. Cliquez sur 'Visualiser & Envoyer'
   
2. Après quelques secondes, le PDF du document est affiché à l'écran avec les informations saisies sur l'étape 1 :
   

Voici les actions disponibles à l'étape 'Visualiser & Envoyer' :

L'icône vous donne la possibilité de rechercher des termes dans le document. Le terme que vous cherchez sera en surbrillance sur l'aperçu PDF document.

L'aperçu du document, tel qu'il sera enregistré ou imprimé.

L'icône vous propose d'imprimer le document via votre imprimante.
L'icône vous proposer d'enregistrer le document en format 'pdf' ou de l'ouvrir avec Adobe Acrobat Reader.

Bouton

Cliquez pour envoyer votre document par e-mail en pièce jointe via l'application.
Vous serez redirigé sur la page de l'éditeur de courriel où vous pourrez rédiger votre message (Le document de vente sera en pièce jointe).

Bouton
Votre document étant enregistré automatiquement lorsque vous passez de l'étape 1 à l'étape 2, vous pouvez cliquez sur le bouton pour fermer la page et revenir sur la liste des documents en cours.

Le modèle d'impression est simple et peut être personnalisé par l'ajout de votre logo.

Pour importer votre logo et le faire figurer sur vos impressions, vous pouvez à tout moment télécharger un fichier de type image.

Etape 1 : Allez sur le BUREAU de l'application Menu Dossiers/Informations dossiers
Etape 2 : Cliquez sur le bouton
Etape 3 : Dans la zone 'Logo' : Cliquez sur l'icône d'action



Cliquez enfin sur le bouton pour sauvegarder vos modifications.

Liens

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