Dans le cadre de la facture électronique, il est nécessaire de rattacher votre dossier à une Plateforme Agréée (PA). Cette page vous guidera pour souscrire gratuitement à la plateforme Shine directement depuis le module Facture électronique.

Cette procédure d'activation ne concerne que les dossiers pour lesquels il n’y a pas encore eu de souscription à Shine.

Vérifiez que les informations administratives de l'entreprise sont à jour.

Notamment : - Dans le menu Dossiers > Informations dossier, vérifiez que vous avez bien renseigné votre SIRET.



- Dans le menu Dossiers > Informations fiscales, vérifiez que vous avez bien renseigné votre régime de TVA (si vous ne gérez pas la TVA mais que vous êtes quand même concerné par le besoin d’avoir une Plateforme Agréée, vous pouvez chercher les conseils de votre comptable, ou de la DGFIP).

Si le dossier n'est pas encore connecté à la plateforme Shine, l'assistant d'activation est proposé automatiquement.

Une fenêtre« Inscription à la Plateforme Agréée » s'ouvre.
• Répondez « Non » pour commencer l’inscription.

Un formulaire s’affiche afin de compléter ou vérifier les informations de l'entreprise.

• Vérifier les données préremplies.
• Concernant l’adresse électronique / ligne d’adressage, le format le plus simple consiste à utiliser uniquement votre SIREN. Cette option est possible dès lors que le SIREN n’est pas déjà utilisé comme adresse électronique..

Les autres possibilités sont : SIREN_Suffixe ; SIREN_SIRET ; SIREN_SIRET_Code routage.

Le suffixe et le code routage sont alphanumériques et sont ouverts à votre besoin.
Cependant si vous souhaitez adopter la solution la plus simple, nous vous conseillons de rester sur les options SIREN et SIREN_SIRET.

Cliquez sur « Suivant » et si les informations sont cohérentes, vous passerez à la prochaine étape.

L'inscription à la plateforme Shine s'effectue par une authentification sécurisée via FranceConnect (qui permet de confirmer votre identité en tant que représentant de l'entreprise avant la création de la connexion avec la plateforme agréée).

Une fois connecté par e-connect, vous aurez une étape de contrôle des données de l'entreprise :
Les informations de la société sont reprises automatiquement dans les formulaires e-connect, à partir des données déjà renseignées dans Itool.



Attention : Le numéro de téléphone doit être complété manuellement si nécessaire, car il y aura une étape dans laquelle vous recevrez un code par sms pour confirmation.


Le mandat est rempli avec les informations préalablement renseignées, vous pouvez continuer si les informations sont correctes.





Si besoin d'envoyer des justificatifs, vous pourrez les déposer ici. Dans le principe ils sont optionnels, mais pour certains statuts d'entreprise, il faudra peut-être des documents supplémentaires.



Vous arrivez à l'étape de signature électronique pour officialiser l'inscription à la Plateforme Agréée :



Une fois signé, relisez les informations. Vous pouvez télécharger votre mandat, mais surtout n'oubliez pas de cliquer sur le bouton “TERMINER”.




L'application vous redirige ensuite vers la liste des adresses électroniques créées.



Le bouton “Nouvelle adresse électronique” vous permet de créer d'autres adresses si nécessaire.

La valeur du champ Adresse peut être communiquée à vos fournisseurs afin de leur permettre de connaître votre ligne d'adressage.

Ce menu vous permet de consulter les factures reçues dans Itool. Vous pourrez y retrouver les informations concernant les documents, comme son numéro, les montants, le SIREN concerné, etc.



Cliquez sur l’icône PDF pour imprimer le document.


Cliquez sur l’icône Modifier le statut pour mettre à jour le statut du document. Le statut sélectionné est transmis à la Plateforme Agréée de votre fournisseur afin de lui communiquer votre réponse.

Attention : une fois une facture approuvée, il n’est plus possible de revenir à un statut précédent.
Certains statuts peuvent répondre à des obligations réglementaires dans le cadre de la facture électronique.

Par exemple, le statut Refusée permet de notifier officiellement au fournisseur le rejet d’une facture.
Les autres statuts permettent de suivre le traitement de la facture selon les processus de votre organisation.
Veillez à utiliser les statuts conformément à vos obligations et à vos procédures internes..

L'icône permet de visualiser l'historique des statuts du document, pour connaître le déroulement des événements :





Voici la liste des statut possibles en cliquant sur l'icône à partir d'un document en statut Prise en charge (statut automatique quand vous recevez une facture) :



: Lorsque cette icône apparaît en fin de ligne, le statut est en cours de traitement. Aucune modification n'est possible tant que ce traitement n'est pas terminé. Le statut sera mis à jour automatiquement.

Après le passage de la facture au statut Approuvée, seule la mise à jour vers le statut “Paiement transmis” reste possible :







Liens

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