Table des matières

Saisie guidée d'écritures comptables

Elle a pour but de minimiser le risque d'erreur de saisie et s'adapte parfaitement :

• aux personnes n'ayant pas forcément de grandes notions de comptabilité.
• aux personnes effectuant une saisie ponctuelle ou occasionnelle.

1 : Paramétrer les modèles de saisie guidée

Cette fonctionnalité permet d'ajouter, de modifier, ou de supprimer les modèles de pièces de saisie.
Les modèles de pièce de saisie sont accessibles depuis le menu Paramètres/ Modèles de pièce de saisie

Une fois sur la page “MODELE DE PIECE DE SAISIE” :

  1. Cliquer sur le bouton “Ajouter un pièce” pour paramétrer un nouveau guide de saisie.
  2. La liste des modèles existants s’affiche ici. Les modèles sont regroupés par journaux.
  3. Sur chaque modèle de pièce figure des boutons d'action :

pour modifier un guide de saisie existant.

pour supprimer un guide de saisie existant.

pour activer un guide de saisie existant.

pour désactiver un guide de saisie existant.

Ajouter un modèle de pièce de saisie

Cliquer sur le bouton “Ajouter un pièce” pour paramétrer un nouveau guide de saisie.
La fenêtre “CREATION D’UN MODELE DE PIECE DE SAISIE” s’affiche à l’écran :

  1. Saisissez la désignation de la pièce dans le champ « Désignation » visible lors de la sélection des modèles en saisie guidée.
  2. Saisissez une description détaillée de la pièce sans le champ “Description”.
  3. Cliquez sur le bouton de menu déroulant (flèche descendante) pour sélectionner dans la liste le journal de destination souhaité.
  4. Cliquez sur la coche “Actif” pour activer le modèle afin de le rendre visible en saisie guidée.
  5. Cliquez sur la coche “Contrôle TVA” le montant de TVA saisi est vérifié par rapport au montant HT et au taux de TVA sélectionné.
  6. Cliquez sur le bouton “Ajouter une ligne” pour saisir les lignes des comptes à mouvementer lors de la saisie guidée de la pièce.
  7. Cliquer sur le bouton “Valider” pour valider la création de votre modèle de pièce en bas à droite de la page.

Détail de l'étape 6 : VENTILATION DES LIGNES

Sens : il s'agit de choisir le sens logique de saisie du compte (débit ou crédit).
Compte : choisir le compte dans la liste déroulante.
Sous-compte : choisir le sous-compte dans la liste déroulante.
Désignation : saisir la désignation de la ventilation. Choisir un libellé suffisamment explicite pour être compris par un non initié. Il s’agit d’une aide à la saisie, le libellé définitif pourra être saisi lors de l’utilisation du modèle en saisie guidée et remplacera la désignation.
Taux de TVA :
choisir Compte de TVA pour un compte de TVA collectée ou déductible.
choisir Autre pour les autres comptes (fournisseurs, clients…).
choisir le taux de TVA applicable aux comptes de charge et de produit.
Coche Échéance : cocher cette case si le montant doit apparaître dans l'échéancier.
Coche Libellé écriture : si vous souhaitez indiquer un libellé différent du libellé de l'écriture.
Nombre de lignes : permet de choisir plusieurs lignes pour une même ventilation. L'utilisateur peut ainsi saisir plusieurs montants dans un même compte sur une même pièce.

  1. Réitérez les étapes précédentes pour ajouter autant de lignes de ventilations que nécessaire.
  2. Il est possible de revoir l’ordre des lignes du modèle.


2 : Utiliser la saisie guidée par modèle de pièce

La saisie par modèles de pièces est accessible depuis le menu Saisies/ Ecritures/ Saisie guidée des écritures.

Une fenêtre pop-in “LISTE DES MODELE DE SAISIE” s'affiche à l'écran :


Une fois le modèle choisi, la fenêtre “SAISIE GUIDEE DES ECRITURES” s’affiche à l’écran.

La grille de saisie se charge avec les données relatives au modèle de saisie préalablement paramétré dans le menu Paramètres (cf. 1) :

  1. Renseignez la date comptable de l’écriture dans le champ “Date”, le libellé dans le champ “Libellé” et cochez la case “Saisie brouillard” si vous souhaitez enregistrer l’écriture en mode « Brouillard ».
  2. La liste des comptes comptables renseignée dans le modèle de saisie est remontée dans la grille.
  3. Le bouton “Changer de modèle” vous permet en cours de saisie de revenir sur la fenêtre de sélection du modèle pour charger dans la grille un autre guide de saisie.
  4. Le nom du modèle que vous utilisez est affiché en haut de page à côté du bouton “Changer de modèle”.
  5. Cliquez sur le bouton “Valider” pour valider l’enregistrement de l’écriture.

Les champs saisissables sont les suivants :

  • Libellé : Vous pouvez saisir un libellé en remplacement de celui d’aide à la saisie issu du paramétrage du modèle.

Par défaut, le libellé de haut de page sera repris automatiquement sur chaque ligne si le champ est vierge lors de l’enregistrement de l’écriture.

  • Débit ou Crédit selon le paramétrage du sens de saisie dans le modèle.
  • N° de pièce
  • N° de document
  • Date d’échéance

Il n’est pas nécessaire de renseigner toutes les lignes du guide de saisie. Si pour un compte, aucun montant n’est renseigné, l’écriture est enregistrée sans cette ligne.
Seul impératif pour l’enregistrement, que l’écriture soit équilibrée : total Débit = total Crédit.

Une fois l'écriture validée, la page “RECAPITULATIF DES ECRITURES SAISIES” s’affiche à l’écran :

Liens

Pour en savoir plus : manuel_saisie_guidee.pdf