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MODÈLES DE FACTURE PÉRIODIQUES


Les factures périodiques sont un excellent moyen de gagner du temps et d'automatiser au maximum la génération de vos factures.

Vous pourrez paramétrer vos modèles de sorte à ce qu'ils génèrent une facture à des dates précises, chaque mois, semaines ou même chaque jour!

La numérotation des modèles de factures périodiques est automatique. Vous ne pouvez pas modifier cette numérotation.
Un modèle de facture périodique ne peut être associé qu'à un client. Par contre un client peut avoir plusieurs modèles.

Gestion de la liste des modèles

Lorsque vous entrez dans le menu, vous retrouverez le même type de disposition qu'une liste de factures. Attention cependant, les numéros concernent ici les numéros de modèle. La date correspond à la date de création du modèle.

Certaines colonnes vous donnerons des informations utiles sur vos modèles de factures périodiques : la durée en mois vous donne le temps pour lequel le modèle sera actif. Vous pouvez donc savoir combien de temps il sera encore actif si vous comparez avec la date de création.

La dernière génération et la prochaine génération sont des dates utiles : dernière génération pour savoir si le modèle est toujours bien actif et prochaine génération pour connaître la date de la prochaine facture.

La colonne “Statut” vous indique si le modèle de facture périodique est actif ou non :

: votre modèle est actif.

: votre modèle est inactif.

Le bouton d'action en bout de ligne vous permet de désactiver un modèle. Attention, la désactivation est définitive.


Création d'un modèle de facture périodique

Pour créer un nouveau modèle de facture périodique, accédez au menu Ventes/Modèles factures périodiques puis cliquez sur le bouton

Il est possible de créer un modèle de facture périodique directement via une facture ou une facture périodique en cliquant sur le bouton d'action “Créer un modèle de facture périodique” situé en bout de ligne :



La création d'un modèle de facture périodique est identique à l'ensemble des documents de ventes. Présentation de la chaine des ventes. Les seuls paramètres qui différent se retrouvent en haut de la page :



  • Libellé : Intitulé du modèle de la facture périodique.
  • Période Date de début : Date de début de génération de la facture périodique. Par défaut la date du jour est renseignée.
  • Durée en mois : Indiquer la durée de génération du modèle de la facture périodique.
  • Date de fin : Champ automatique calculé selon la date de début et la durée renseignée.
  • Date de Prochaine génération : Champ automatique calculé selon le type de périodicité renseigné.
  • Prendre en compte les modifications tarifaires : Si “Oui” et en cas de modification du prix de vente dans la fiche d'un produit, le prix sera mis à jour sur la nouvelle génération d'une facture périodique (liée à ce modèle).
  • Périodicité / Type de périodicité : Quotidienne/Hebdomadaire/Mensuelle/Annuelle. Selon le type de périodicité la date de la prochaine génération sera calculée automatiquement.


Lors de la création d'un modèle de facture périodique, la première facture périodique qui se génère dépend de la date de début configurée dans les paramètres.
Exemple : Période - Date de début : 24/05/2018 ☛ la première facture liée à ce modèle va se générer le 24/05/2018



Périodicité Quotidienne :











Complétez la zone de saisie pour que la facture se génère tous les nombres de jour indiqués.
Exemple : La facture périodique va se générer tous les 3 jours.

Périodicité Hebdomadaire :











Complétez la zone de saisie pour que la facture se génère toutes les x semaines. Vous pouvez sélectionner les jours de la semaine pour lesquels la facture se générera, en cochant les cases désirées.
Exemple : La facture périodique va se générer toutes les deux semaines le mercredi.

Périodicité Mensuelle :












Complétez la zone de saisie pour que la facture se génère tous les nombres de mois indiqués. Vous pouvez paramétrer le jour pour lequel la facture se générera dans le mois.
Exemple : La facture périodique va se générer une fois par mois le second mercredi du mois.

Périodicité Annuelle :










La facture se générera une fois par an à la date que vous indiquerez en paramètre.
Exemple : la facture périodique va se générer une fois par an le premier mercredi du mois de mai.


Désactiver un modèle de facture périodique

Il est possible de désactiver un modèle de facture périodique avant la date de fin de génération en cliquant sur le bouton d'action “désactiver” situé en bout de ligne du modèle concerné :



Une fois le modèle désactivé celui-ci basculera en statut “Inactifs” :


Les factures périodiques liées à ce modèle ne se généreront plus.



Lorsque vous paramétrez un modèle de factures périodiques, puis que vous allez consulter les factures que vous pensez avoir générées (par exemple si vous faites un modèle daté d'il y a deux semaines et que vous vous attendez à en trouver générées dans la liste) rappelez-vous que le générateur de factures périodiques se lance toutes les dix minutes, donc ne soyez pas inquiété si vous ne les voyez pas tout de suite. Si des factures doivent être créées, elles le seront dans les dix minutes qui suivent la validation du modèle périodique.

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